Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamındaki şikayet ve ihbarların işleme konulabilmesi için;

Şikayet ve ihbarlar bizzat veya dilekçe ile başvurularak Bakanlığımıza/Başkanlığımıza yapılması; şayet elektronik ortam üzerinden şikayet ve ihbarda bulunulacak ise bunun da Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER)
 üzerinden yapılması gerekmektedir.

Merak ettiğiniz diğer konular için:



Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğü Arşiv Yönetmeliği

(Bu mevzuat sayfaları Kültür ve Turizm Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından derlenmekte ve güncellenmektedir.)

(Bakanlık Makamının 27.02.1990 tarih ve 02 sayılı Onayı İle Yürürlüğe Girmiştir)


BİRİNCİ KISIM
Amaç.Kapsam ve Tarifler

Amaç
Madde 1-
Bu yönetmeliğin amacı, Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatlarında bulunan arşiv malzemesi ve iler de arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı kayba uğramamasını.gerekli ,artlar altında korunmalarının temini ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklanma ve imhasına dair usul ve esasları düzenlenmektedir.

Kapsam
Madde 2-
Bu yönetmelik Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatlarını kapsar.

Tarifler
Madde 3-
Bu yönetmelikte geçen
a) Arşiv malzemesi:
Türk Devlet ye Millet hayatını ilgilendiren ye en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup. Genel Mudurduk işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ye Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye,korumaya.bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımın tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi estetik, kültürel, biyografik,jeneolojik vee teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten, her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film,ses ve görüntü bandı, baskı ye benzeri belge ve malzemelerdir.

b) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden, yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Genel Müdürlüğün gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası adlaşmaları ve tapu gibi belgelerdir.

c) Birim Arşivi: Genel Müdürlüğün görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve birimlerde,aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir.

d) Kurum Arşivi: Genel Müdürlüğün Merkez Teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemesinin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivdir.

e) Genel Müdürlük: Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğünü ifade eder.


İKİNCİ KISIM
Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

Koruma Yükümlülüğü
Madde 4-
Genel Müdürlük ve birimler ellerinde bulundurdukları ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne temsil etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararla tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

Genel Müdürlük arşiv malı;emeci ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;
a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşerat’ın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50, 60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenme-sinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasında, Birim ve Kurum Arşivleri sorumludur.

Madde 5- Genel Müdürlük belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri” daha uzun bir süre saklayacağı arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Kurum Arşivini kurar.

Genel Müdürlüğün elinde bulunan arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği
Madde 6-
Genel Müdürlük birimlerinin elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan / arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu özelliğini kaybeder arşiv malzemesinin gizliliği, ilgili birimin görüşü alınarak Genel Müdürlükçe kaldırılabilir.

Arşivlerin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarılamayacağı
Madde 7-
Arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Genel Müdürlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Arşivlerden Yararlanma
Madde 8-
Genel Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.

Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tain edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Yararlanma Usul ve Esasları
Madde 9-
Genel Müdürlük elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri,arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usul ve esasları, 18.9.1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 89/14269 sayılı :Bakanlar Kurulu kararına göre yapılır.

ÜÇÜNCÜ KISIM
Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması
Madde 10-
Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrımla tabi tutulur.

Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerde işin malzemenin özelliklerine göre;
a) Birimi,
b) İşlem Yılı (malzemenin teşekkül ettiği yıl),
c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d) Aidiyeti içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki sıralama küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler içinde aynı usul uygulanır.) Ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Genel Müdürlük sicil numarasına ilaveten, Emekli sicil numarası da belirtilmelidir. Veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde buna göre bir yerleştirme yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlililik derecesi taşıyan, Genel Müdürlük evrakına bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizlilik dereceli Genel Müdürlük evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye “Gizlilik Kaldırıldı” damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü
Madde 11-
Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksiklikler varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri
Madde 12-
İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutakabat sağlanır.

Malzemenin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi, birimlerin münhasıran amirlerine aittir.

Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile devredilir.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme
Madde 13-
Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 14-
Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır.

Malzemenin Birim Arşivinde Saklama Süresi
Madde 15-
Genel Müdürlük merkez ve taşra birimlerinin elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.

Birim Arşivinden Yararlanma
Madde 16-
Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir.
Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 17-
Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak taşradaki arşivlerde ayıklama ve imha bu yönetmeliğin 4 üncü ve 5 inci kısım hükümlerine göre yapılır.

Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması
Madde 18-
Birim arşivinde saklanma süresine tamamlayan arşivlik malzeme “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır.

Kurum Arşivine Devretme
Madde 19-
Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri ile kurum arşivine devredilir.

Kurum Arşivi İşlemleri

Uygunluk Kontrolü
Madde 20-
Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolündün geçirilir. Eksiklikleri varsa 11 inci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 21-
Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki kısımlara göre yapılır.
23 üncü maddede açıklandığı üzere kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması kurum arşivinde muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak malzemenin ayıklanmasından sonra yapılır.

Damgalama
Madde 22-
Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla Devlet Tiyatroları Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 23-
Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası,arşivlere devredilen fonları (malzeme grupları), bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktadır.

Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder;
a) Önce her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi, Genel Müdürlüğün genel idari şeması tesbit edildikten sonra yapılır.

Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Teşkilat şemasına göre, birim ve alt birimlere kadar kodların tespit edilmesi işlemine geçilir. Taşra teşkilatlarını merkezdeki alt birimden ayırt etmek için il kodu, Genel Müdürlük kodunun önüne yazılır.

Kurum Kodu :Genel Müdürlük için belirlenecek kod.

Birim Kodu : Bağlı Birimler ve Daire Başkanlıkları için belirlenecek kod.

Alt Birim Kodu :Şube Müdürlükleri için belirlenecek kod.

Hizmet Türü Kodu : Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer Dosya planı tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu numaralar ek 3’ün 8 inci hanesine yazılacaktır.

Kodların tespit edilmesinde ve uygulanmasında aşağıdaki esaslara uyulur; mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf veya rakam – harf) kullanılmasından kaçınılır.

Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken, bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

Evrak ve vesaikin eklerine de aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmasını kolaylaştırmak için sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri kendi içinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik kendi içerisinde “Gün, Ay, Yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken aşağıdaki hususlar göz önüne alınır.

Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

Üzerinde yalnızca “Ay”ı olup günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konulur.

Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konur.

Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu, daire başkanlığına kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (Ek.1), evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

“Kutu Numarası” bölümüne, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numarası yazılır.

“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1 den başlamak üzere sıra numarası alınır. “Arşiv Yer Damgası” aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından evrakın eklerine de basılır.

Kodlama da “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyadan yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek:2) konacaktır.

g) İstenen belgelerle süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem Yılı” kaydedilir.

Ayrıca hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaralarının yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h) Kutulara verilecek sıra numaraları, seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise, yıl veya gruplarına göre yeniden başlatılır.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, maliyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglarla geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirme, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (Film, fotograf, plak, ses ve görüntü bandı vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Kurum Arşivinde Saklama Süresi
Madde 24-
Genel Müdürlük elinde bulunan arşiv malzemesini, kurum arşivinde bekletilme ve saklama süreleri, birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.

Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması
Madde 25-
Kurum Arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Kurum Arşivinden Yararlanma
Madde 26-
Kurum Arşivinden yararlanmada, bu yönetmeliğin 8,9 ve16 ıncı madde hükümleri saklıdır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi.
Madde 27-
Kurum Arşivinde saklama süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır ve varılacak mutabakat sonucu hazırlanacak devir listesi (veya “Arşiv Malzemesi – Devir Teslim ve Envanter Formu” Ek: 5, varsa kayıt defteri ile) devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce denetlenir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalacağı, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Mükelleflerin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu yönetmeliğin 4 üncü maddesi hükümlerine tabidir.

Arşiv Malzemesi Devir – Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi
Madde 28-
Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir. Teslim edilen arşiv malzemesiyle ilgili olarak form üzerindeki;

a) “Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) “Türü” bölümüne, dosya,defter, form,plan, program, model, fotograf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

c) “İşlem Yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) “Teşkilat Kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla Genel Müdürlük, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “Kutu” ve “Dosya” bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e) “Envanter Sıra Numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) “İşlem Tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

g) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

h) “Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (Gizli “G” kısaltması ile gösterilir.

ı) “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, ekseklik ve benzeri gibi devredilecek arşiv malzelmesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) “Evrak Sıra Numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası yazılır.

DÖRDÜNCÜ KISIM
Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha Edilecek Malzemenin Tespit Ölçüsü
Madde 29-
Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler), 30 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar,

İmha Edilecek Malzeme
Madde 30-
İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir.
a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları,

b) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

c) Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç)

ç) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

d) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları)

e) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

f) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alımasına yarayan her türlü yazışmalar,

g) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, Genel Müdürlüğe verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

h) Genel Müdürlükte birimler arasında yapılan yazışmalardan, asılları dışındakilerin tamamı,

I) Bir ünite, daire ve Genel Müdürlük tarafından yazılan ve diğer ünite, daire ve Genel Müdürlüğe sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite ve dairede bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

i) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olamayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzeri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

j) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

k) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

l) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

m) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

n) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

o) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,

ö)
Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

p) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

r) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

s)
Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar,

ş) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

t) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

u)
Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

ü) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

v) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,

y) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,
İmhasına “Ayıklama ve İmha Komisyonları”nca karar verilir.

Gerektiğinde bir örnek belge saklamak suretiyle (ü) şıkkına kadar olan malzeme tür ve yıllarını gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutulabilir.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili
Madde 31-
Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, Genel Müdürün onayı ile bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Bu komisyon birim amiri veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek 2 kişi ve evrakı ayıklama ve imhaya tabi tutulacak birimden 2 kişi olmak üzere beş kişiden teşekkül eder. Taşra arşivlerinde ise; birim amirinin onayı ile arşiv hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu amir ile arşiv biriminden 1, evrakı imha edilecek birimden de 1 eleman olmak üzere en az 3 kişiden teşekkül eder.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları
Madde 32-
Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu yönetmeliğin 36 ıncı madde hükümleri saklıdır.
Sanat Arşivi, kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerinin sorumluları da bu komisyona tabii üye olarak katılabilirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
Madde 33-
Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.
Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır, oy çokluğu ile karar alınamadığı durumlarda komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.

Madde 34- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

Madde 35- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkür ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas olmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanıp, imha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması
Madde 36-
Ayıklama ve imha komisyonlarınca hazırlanan imha listeleri merkezde Genel Müdür, taşra teşkilatlarında ise Müdürlerin onayı ile kesinlik kazanır.

İmha Şekilleri
Madde 37-
Kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları Genel Müdürlüğüne (SEKA) gönderilmesi veya SEKA’nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir.

Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahsurlu olan malzemenin SEKA’ya gönderilmesi gerektiği taktirde gönderilmeden önce özel makinalarla okunmayacak şekilde kıyılması şarttır. Bu hususun yerine getirilebilmesi için Genel Müdürlük arşivler emrine teknik teçhizat sağlar. SEKA’ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinalarla kıyılması mümkün olmayan yahut ekonomik görülmeyen malzeme 2886 sayılı İhale Kanun ve Genel Müdürlük kendi mevzuatına göre, sorumluluk ihaleyi yapan birime ait olmak üzere kıyılmak kaydıyla özel şahıslara ihale edebilir.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması
Madde 38-
İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha Listeleri ve Tutanakların Saklanması ve Denetleme
Madde 39-
İmha işlemi düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak “Ayıklama ve İmha Komisyonları”nın başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri, tutanakları, ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ili İşbirliği
Madde 40-
Genel Müdürlük ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşünü talep eder.

Madde 41- Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan konularda Devlet Arşiv Hizmetleri hakkındaki yönetmelik hükümleri uygulanır.

BEŞİNCİ KISIM
SON HÜKÜMLER

Sorumluluk
Madde 42-
Yönetmelik hükümlerinin yürütülmesi için, Kurum arşivinin kurulmasından, gerekli araç ve personelin sağlanmasından İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı sorumludur.

Dayanak
Madde 43-
Bu yönetmelik 16.05.1989 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in 45 inci maddesi gereğince düzenlenmiştir.

Yürütme
Madde 44-
Bu yönetmelik hükümlerini Genel Müdür yürütür.

Yürürlük
Madde 45-
Bu yönetmelik onay tarihinde yürürlüğe girer.





Bakanlık Ana Sayfa | Bakanlık Birimleri | Kültür ve Turizm Bakanlığı Etik Komisyonu | Webmail | Personel Sorgulama

Bu site Kültür ve Turizm Bakanlığı Bilgi Sistemleri Daire Başkanlığı tarafından hazırlanmıştır.